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Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
Seit 2025 gilt für Rechnungen, Kontoauszüge und andere Buchungsbelege eine Frist von 8 statt 10 Jahren. Bücher und Jahresabschlüsse müssen weiterhin 10 Jahre aufbewahrt werden.
Für Unternehmer
| Frist | Unterlagen |
|---|---|
| 10 Jahre | Bücher und Aufzeichnungen (Buchhaltung, Konten, Journale), Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Eröffnungsbilanzen, Lageberichte sowie Arbeitsanweisungen und Unterlagen, die zum Verständnis der Buchhaltung nötig sind (z. B. Verfahrensdokumentation) |
| 8 Jahre | Buchungsbelege: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge, Gutschriften |
| 6 Jahre | Empfangene und abgesandte Geschäftsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Schriftverkehr zu Verträgen) und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen |
Wann beginnt die Frist?
Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Beim Jahresabschluss zählt das Jahr, in dem er aufgestellt wurde.
Beispiele:
- Rechnung (8 Jahre): Eine Rechnung vom März 2018 muss bis zum 31.12.2026 aufbewahrt werden und darf ab dem 1.1.2027 vernichtet werden. Der Tag im Jahr spielt keine Rolle: Eine Rechnung vom 2. Januar 2018 und eine vom 28. Dezember 2018 haben dieselbe Frist.
- Jahresabschluss (10 Jahre): Der Jahresabschluss 2015 wurde im Jahr 2016 aufgestellt. Die Frist beginnt deshalb erst Ende 2016 und endet am 31.12.2026; vernichtet werden darf er ab dem 1.1.2027.
- Geschäftsbrief (6 Jahre): Ein Angebot vom Mai 2020 muss bis zum 31.12.2026 aufbewahrt werden und darf ab dem 1.1.2027 vernichtet werden.
Wann Sie länger aufbewahren müssen
- Solange eine Betriebsprüfung, ein Einspruch oder ein Gerichtsverfahren läuft. Beispiel: Die Belege von 2017 dürften eigentlich ab dem 1.1.2026 vernichtet werden. Läuft für 2017 aber noch eine Betriebsprüfung, müssen sie bleiben, bis die Prüfung abgeschlossen ist und die Bescheide nicht mehr geändert werden können.
- Solange ein Steuerbescheid vorläufig oder unter Vorbehalt der Nachprüfung steht und die Unterlagen dafür wichtig sind. Beispiel: Der Einkommensteuerbescheid 2017 ist in einem Punkt vorläufig, weil dazu noch ein Gerichtsverfahren läuft. Die Unterlagen zu diesem Punkt bleiben, bis das Finanzamt die Vorläufigkeit aufhebt.
- Solange die Festsetzungsfrist für die betreffende Steuer noch läuft, z. B. weil die Steuererklärung spät abgegeben wurde. Beispiel: Ein Geschäftsbrief von 2019 müsste nur bis Ende 2025 aufbewahrt werden. Wurde die Umsatzsteuererklärung 2019 erst 2022 abgegeben, läuft die Festsetzungsfrist bis Ende 2026 – so lange muss auch der Brief bleiben.
- Bei Verträgen, die noch laufen: Die Frist beginnt erst mit dem Ende des Vertrags. Beispiel: Ein Mietvertrag von 2010 läuft bis Mitte 2024. Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst am Ende des Jahres 2024 zu laufen, nicht schon 2010.
Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gelten Sonderregeln.
Für Privatpersonen
- Rechnungen über Handwerker- und Bauleistungen am eigenen Haus oder Grundstück: 2 Jahre (gesetzliche Pflicht).
- Belege zur Steuererklärung: Es gibt keine feste Frist. Bewahren Sie sie auf, bis der Steuerbescheid endgültig ist, also nicht mehr geändert werden kann.
- Wer als Privatperson mehr als 500.000 € Überschusseinkünfte im Jahr hat (z. B. aus Vermietung oder Kapital), muss die Unterlagen 6 Jahre aufbewahren. Ab 2027 liegt die Grenze bei 750.000 €.
Digital aufbewahren
Elektronisch erhaltene Belege, etwa E-Rechnungen, müssen auch elektronisch aufbewahrt werden; ein Ausdruck genügt nicht. Der Scan oder die elektronische Datei muss dann für die volle Frist erhalten bleiben.
Wann darf das Papier nach dem Scannen weg?
Papierbelege dürfen nach dem Einscannen grundsätzlich vernichtet werden („ersetzendes Scannen“). Voraussetzung ist:
- Der Scan ist vollständig und gut lesbar und stimmt bildlich mit dem Original überein, auch die Rückseite, wenn darauf etwas steht.
- Der Ablauf ist schriftlich beschrieben (Verfahrensdokumentation): wer scannt, wann, womit und wie der Scan kontrolliert wird.
- Die Scans werden so gespeichert, dass sie nicht unbemerkt verändert oder gelöscht werden können, und lassen sich während der ganzen Frist lesbar machen.
Diese Originale sollten Sie immer aufbewahren
- Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen – hier schreibt das Gesetz das Original vor.
- Zollunterlagen, z. B. Einfuhrbelege.
- Verträge, Urkunden und alles mit Originalunterschrift oder Siegel: Vor Gericht hat ein Scan nicht dieselbe Beweiskraft wie das Original.
Ist es sicherer, die Papierbelege trotzdem zu behalten?
Steuerlich ist das Vernichten erlaubt, wenn die Voraussetzungen oben erfüllt sind. Das Risiko liegt im Detail: Fehlt die Verfahrensdokumentation, sind Scans unlesbar oder gehen Dateien verloren, kann das Finanzamt die Buchführung beanstanden und Beträge schätzen. Mein Rat:
- Haben Sie einen festen, beschriebenen Scan-Ablauf und eine sichere Datensicherung, können Sie alltägliche Belege nach dem Scannen vernichten.
- Ist das nicht der Fall, bewahren Sie die Papierbelege besser bis zum Ende der Frist auf.
- Kassenbons auf Thermopapier verblassen. Scannen Sie sie in jedem Fall zeitnah ein, auch wenn Sie das Papier behalten.
Sprechen Sie mich gern an, bevor Sie Originale vernichten.
Stand: Oktober 2026. Die Übersicht ersetzt keine Beratung im Einzelfall.